0371-63215179
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第五章：項目履約過程商務管理工作
5.2節流
成本管理系統是一套復雜的系統。
如果說開源可以通過“三大法寶”來做大收入，而節流的情況卻復雜多變。“盈利的項目個個相似，虧損的項目各各不同”，節流重點要防范各色各樣的“風險”。一個項目從開工到結束，所經歷的風險的種類繁多，除開需要發包人分擔的風險（發包人需要分擔的風險往往通過現場簽證、索賠予以轉移），其他的風險基本都需要承包人承擔，因此，對于風險的識別、防范和化解是一項重中之重的工作。
工期、質量、安全、環保的履約是項目管理的基礎，人們常說“干得好不如算得好”，這本意應該是強調商務工作和結算工作的重要性，但如果單從字面上理解，容易形成另外一種理解，沒有算好就是商務部門的無能了。現實中，如果沒有干得好為基礎，工期、質量、安全、環保任何一項出現不穩定因素，都可能會直接影響算好的結果。
如果說開源面對的主要對象是發包人及發包人代表，而節流更多的是對內部的控制和管理，主要是提升管理，防范因自身管理帶來的風險。影響成本的因素是如此之多，作為項目的商務經理，只需要關注關鍵因素，即收支的平衡，做好項目的分解，也就是發包計劃，切好“蛋糕”，讓合適的分包去做合適的事情，并清晰的切割他們之間的界面，盡可能的避免有重疊交叉的地方，也要避免三不管的真空地帶，這都將招致現場出現扯皮打架，甚至被分包索賠的狀況。
5.2.1項目的招采工作
項目的招采是一項重要的工作，有可能直接決定項目的成敗。招采的最終目的，是要在合適的時間給合適的分供方（人工、材料、設備、機械、專業分包等）授予合同。
首先招采是一項具有強烈時間屬性的工作，要把握好節奏，因此需要根據項目的整體進度計劃做好項目的招標采購計劃。通過項目的整體進度計劃倒推招采的時間。在倒推招采時間的時候，一定要注意幾點：1.有些物資采購要將報送樣品及樣品確認的時間考慮進去，確認樣品的材料一般在可見的飾面材料或物質常見，如瓷磚、門窗、地毯等；2.有些采購要考慮上考察廠家的時間，如混凝土廠家、塔吊供應、大面積石材等；3.有些產品有較長的生產周期，尤其是定制類產品，如門窗、電梯等等；4.進口產品、設備要考慮進口等時間因素（少見）；這幾種情況有可能單獨發生，有可能組合情況發生，因此一定要留足相應的時間余量，否則一定會影響項目的進度。
5.2.1.1如何編制發包計劃
常規招標主要有如下幾個重要時間節點：招標啟動時間、招標文件發放時間、截標時間、中標通知書發放時間、分供方進場時間。
招標啟動：意味著前期的所有準備手續都已經準備好，如人工部分主體結構勞務分包招標，已經劃分好標段范圍，標段劃分要綜合考慮各標段的水平和垂直運輸運力分配合理、各標段鋼筋木工加工場地及工棚均衡設置、界面劃分清晰等等，潛在參與投標的各家勞務分包已經具備，有條件的已經提前完成對勞務公司在建主體結構的項目做過詳細的考察；物資或設備采購已經完成了樣品報送與確認（如有），已經完成了供應商的考察（如有），并形成考察評估報告，圈定了擬參與投標的供應商。
招標文件發放：招標文件發布前已經完成了擬投標人的招標邀請工作并收到對方原因參與投標的回執，招標文件（含完整的合同條件及工程量清單）已經編制完畢并完成了內部的審核。
截標（回標）時間：投標日期的截止日期，在此之前，需要完成投標人在投標期間的疑問、澄清等工作，一般收到所有投標人的投標文件后，盡快開標并形成投標分析對比表。
中標通知書發放：中標通知書發放前意味著已經同意將合同授予在投標中勝出的分供方。在此之前尚需要很多的重要的工作，包括對供應商報價分析工作、對比工作，對供應商響應文件的梳理并發出疑問，要求對方當面澄清、書面澄清、或者電話澄清（不影響大局的小問題可以電話澄清并做好記錄），甚至主要現場團隊的面試工作，經過篩選后（有可能會有多輪的談判、澄清），選定了最終的分供方；初步選定分供方后，再與之就主要合同條件如付款方式、結算方法、加工周期、進場時間等做詳細的商談，當然，這些商談都是在“假設”我方將標授予對方的情況下進行的，如果分包商已經提前知道標已經將授予給他，將增加談判的難度。因此，投標期間的保密工作是非常重要的。另外，與任何分包在投標期間面談澄清過程中形成的決議、對方的承諾（電話溝通事后也需要形成書面的文件），一定要當面整理成書面的“面談記錄”要求其授權委托人簽字確認，重要的承諾要在事后整理進合同文件中。
進場時間：任何分供方在被授予合同后，都需要一定的準備時間，有些供應商是需要有加工周期或采購周期的，如防火門、木門等，需要供應商先現場復核尺寸后，再根據現場尺寸去生產加工，再加上運輸時間，少則30天，多則45天，因此工期緊迫的項目，需要提前規劃。
合同的簽訂時間在發包計劃中并不那么重要，一般情況下，收到中標通知書便意味著承諾已經到達并生效，供應商可以開始前期的準備工作甚至進場，而合同的簽訂工作可以同步進行。很多大型建企因為流程較長，合同簽訂至少都得至少一個月甚至更長的時間。為了防范風險，在中標通知書發放前，主要合同條款都已經談好，爭議和分歧以及理解差異都已經消除，并且一定需要對方授權委托人在最終的擬定的合同清單上面先簽字蓋章存檔，最好是讓對方在談好的合同上簽字蓋章好留存一份在項目，尤其對于勞務專業分包需要做好這方面風險防范，避免在正式合同沒有下來的真空期出現退場或爭議的意外。
因此發包計劃是依據進場時間是一個非常重要的時間節點，所有的招標計劃都是個根據進場時間做倒排計劃的，這個時間對應的是項目整體進度計劃中的各分包或啟動的時間節點。當然進度計劃中，不可能細致到將每個分包或供應商都標注到整體進度計劃中，有些需要商務人員去推斷，如進度計劃會明確二次結構砌體開始時間，在此時間節點之前，需要二次結構勞務分包進場，同時砌筑材料也需要在此時間節點前進場。
常規的項目可以根據施工的順序把工程項目招采分成四個主要階段：臨建、主體結構、二次結構、裝飾裝修，另外考慮到機電的專業性，機電工程招采計劃可單列，專業工程暫估價分包可以依據項目的實際情況單獨列表。解釋下臨建單獨設立一個階段主要是因為臨建在項目開工前期的重要性，“兵馬未到、糧草先行”，在開工前期，需要先解決項目的辦公場所、滿足管理人員、工人的“吃”（食堂）“住”（宿舍）“行”（場地硬化）問題，這些問題不解決，項目的正常工作將無法開展。
5.2.1.2某項目發包計劃及招采流程案例
某項目物資、專業分包、勞務分包發包計劃案例：
略
某項目專業暫估價分包發包計劃：
略
某項目專業分包發包方案工作內容及界面劃分：
略
某項目專業暫估價分包招標流程：
略
某項目專業分包招標流程：
略
某項目物資采購招標流程：
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發包計劃形成后，再隨著項目時間的推進，按部就班的開始招采工作，當然，采購計劃也需要根據現場的整體進度計劃隨時做調整，讓分供方在合適的時間進場，可以適當的提前，但一定不能滯后影響整體進度。
某專業分包招標計劃表：
略
5.2.1.3招采中應該注意的事項
招采是商務部的日常動作之一，商務經理也將在招采上花費很多的經歷。如何將合適的分包（價格合適，質量合適，履約誠信，工期合適）在合適的時間招進來，其中有很多的關鍵點是需要注意：
1.潛在投標人考察
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2. 做好資格審查
投標書中一定要求專業分包提供營業執照、資質證書、安全生產許可證等證書，有必要還需要核查原件。對于不熟悉的沒有合作過的分供方，還需要做好背景調查，一是通過資源打聽，二是通過企查查等平臺，查看企業的規模、辦公地點、是否有風險提示等等。如果特種行業還需要提供特種行業許可證。資格審查工作在時間充裕的情況下也可前置，在確定潛在投標人的階段進行。
3. 做好現場踏勘
招標工作一般是在現場，發標書時，同時要求分供方做好踏勘現場，安排工程部的相關同事對現場情況、條件做一個細致的介紹，并到現場實地考察。
4. 做好招標范圍及界面的劃分
招標的界面劃分是非常嚴謹的工作，一個項目多個分包，如何進行切塊？專業分包與勞務分包之間的界面、專業分包與專業分包之間的界面，需要有明確的描述，有必要的話，可以做一張大表，將所有的專業分包的界面同意羅列出來，這樣可以一勞永逸，避免出現“三不管”地帶和界面重合的地帶，招致分供方索賠并影響現場進度。
5. 提供完整的合同范本
起草招標文件時就必須將合同文本一并附上，大型建企一般都有不同分供方適用的合同范本，合同條件可根據項目的具體情況進行編制，合同工期、付款條件（重要！）、質量標準、品牌清單（如有）、技術參數、稅務要求、同時將工作范圍、界面劃分等在合同中附上。在招標文件的評審階段，各部門需要對自己所負責的范圍涉及的合同條款進行評審，提出修改意見。
6. 包含的工作內容要清晰
合同范本中分包的工作內容要清晰，避免未來出現爭議，比如某斷橋鋁門窗工程，如果不將五性試驗放進去，到最后期履約過程中，可能會產生爭議而使門窗分包商拒絕提供五性試驗：
包括且不限于如下工作內容∶二次深化設計、計算及通過設計審查、型材、玻璃等主要材料材料采購及下料、制作、后塞口、附框、五金附件（包括但不限于合頁、把手、鎖、密封膠、密封膠條、發泡膠、配套螺釘、固定塊、滑撐、限位器）、運輸、裝卸、保管、安裝與調試、打膠、現場配合、安全文明施工、清潔、施工垃圾清理、原材料及半成品性能檢測、試驗（包含但不限淋水試驗門窗五性檢測試驗、建筑外窗整體氣密性檢測及節能檢測）、驗收（包括防火功能性門窗的消防驗收）、工程竣工驗收合格并移交業主前的成品與半成品保護、配合工程驗收、竣工資料整理與移交、保修等工作內容。
7. 合同范本中要清晰的約定可執行且合理的計量規則
合同范本中一定要明確計量規范，切不可套話：套用國標清單計算規范，或套用xx定額計算規范，有些新工藝在國標清單計算規范或定額中是沒有計量規則的，這樣便會引起歧義。比如某地采暖項目合同中約定：
“工程量計算規則執行住建部發布的《建設工程工程量清單計價規范》GB-50500-2013”
這個約定有兩個問題：GB-50500-2013《建設工程工程量清單計價規范》是計價規范，不是計算規范，計算規范是與GB-50500-2013計價規范配套使用的GB50854~GB50862系列計算規范：
該分包最后因與總包產生糾紛，上述到法院，要求按建筑面積計量，而總承包方認為應該按GB50856-2013規范P13頁計量規范中采暖房間凈面積計算，實際上GB50856-2013規范P13頁有兩種計量方式，一種按平米，一種按米，非常容易引起歧義：
圖片
正確的做法是，直接將定額或國標計算規范中的計算規范直接復制粘貼過來，約定成：“地采暖工程量計算規則按分包人實際鋪設地采暖房間，按設計圖示以房間凈面積計算。”這樣就不會有任何爭議了。
還有一個案例，某項目外墻飾面保溫一體板工程，是新工藝合同約定工程量以垂直投影面積計算：
竣工結算∶外墻一體化板制作安裝工程全部完工后……，工程量按照施工圖紙圖示尺寸以垂直投影面積計算（扣除施工過程中的所有施工預留洞口的面積、重疊部分不計算）；……。
這個項目外墻造型比較多，有些內凹的，到合同執行階段，總包方與分包方便有了爭議，雙方商務人員對垂直投影面積的理解便出現了不同的理解，如下圖，按照垂直投影面積計算將不計算內凹部分折線的面積，而分包方認為不合理，因為項目造型非常多，這種情況牽扯面積較大，經核實該表述確實對分包方不公平，最終按可視展開面積計量。
本案例如果在招標階段，總包方就應直接明確以可視投影面積計量，就可避免出現爭議。
對于勞務分包，因為涉及的子目比較多，最好是對于所有的合同清單項都做一個審查，如果套用定額計量規則不符的地方，應該在招標清單中就備注清楚，預防因計量規則不清晰導致爭議。
即使是套用清單計算規范或定額計量規范，也得把該句好好斟酌，避免出現歧義，這是招標文件和合同審查時要重點關注的地方。
8. 招標人員要掌握專業技術知識
對于每個不同的招采，一定都涉及很多專業知識或者特有的技術參數與規程，可通過如下幾個途徑學習和了解：一是通過內部交流，向總工、技術部同事了解，對工藝流程做一個常識性的了解，掌握基本的工序、主材及輔材、主要材料都有哪些參數和特性，有哪些廠家范圍等等；二是通過網絡尋找到相關的工藝技術流程，技術要點與難點；三是在發標前、發標中不要錯過任何與分供方見面交流的機會，即便是在辦公室里的一番閑談，也能對招標的項目從技術、工藝流程、難點等做一個更深入的了解，在標前的階段，分供方代表往往會知無不言，言無不盡，這是一個非常好的學習機會，“買的沒有賣的精”，畢竟分供方代表是該行業的專家。
只有自己掌握了基本的專業知識，你才能對分包的報價文件進行深度的清標，才能發現各家報價中可能出現的不平衡報價或其他問題。
注重現學現賣，從招采中積累知識點，可以現寫現賣應用到對發包人的核價工作中。
9. 提供統一的工程量清單
一定要提供統一的盡可能準確的工程量清單，如果時間不容許重計量，可以直接先拿總包的合同清單拆解進行發包。千萬不可不提供清單讓投標人自己填報。可以要求他們重計量，提供差異表，下一輪報價時調整都可以，調整工程量后的清單一定要確保所有投標人都送達。為什么叫拆解清單？因為有些分包的工程量是散落在很多清單子項中的，比如防水，可能散落在衛生間地面做法中，屋面工程做法中，最好將完整的總包合同清單導出成excel，編制專業分包招標清單時，認真篩查，避免出現漏項。
10. 一定要求分包報價時提供綜合單價分析表
在招標文件中要提供綜合單價分析表的空白樣表，要求分包一定報送綜合單價分析表。在提供統一工程量清單后，各投標人清單單價的差異將直接影響總價，而形成單價差異的主要原因有：分供方不平衡報價、對工作的界面不了解、對主材選型有偏差、對主材的品牌考慮偏差、材料消耗量錯誤、措施費偏差等等，如果不提供綜合單價分析表，是無法查看分供方每一個細項是如何考慮的，可以通過對綜合單價分析表的分析，并與投標人尤其是經過首輪篩選后有價格優勢的重點分供方面對面的進一步澄清，消去投標人對報價中理解上的偏差、算術上的錯誤等等。
沒有綜合單價分析表，招標中是無法正常完成清標工作的，一定會在履約中帶來風險。
11. 提供給分包的資料一定要齊全
除了招標文件、合同范本等文件以外，還需要提供與分包相關的圖紙、圖集，合同品牌清單，規格型號，技術規范，設計變更、圖紙會審紀要等與該專業分包有關的文件。避免遺漏文件導致招標出現偏差。
12. 開標清標比價工作
開標后第一時間安排商務主辦人員做好報價對比工作、技術經濟對比分析。如果有技術標，還需要技術人員對其技術條件進行審核。
清標比較是一項非常重要的工作，不能簡單的只看總價，分包的各項報價都要進行審查，有歷史發包記錄的可以拿來做對比，有不平衡報價的地方通過對比可以篩查出來。
清標對比做完后，分析各家報價存在的問題，從報價、綜合單價分析表可以看出其可能偏高或偏低的地方，做好完整的記錄，進行逐家約談澄清。
比如有的分包看似報價低，但其重要主材含量也低于技術標準，或者選用材料為非國標的產品，一味的選擇低價，可能帶來質量不達標的風險，所以技術標準和參數是一定要審核或澄清清楚的。
某欄桿項目招標，四家供應商參與報價，其中一家第一輪報價最低，比次低標低了約20%，且投標文件中只報了單價，未按招標文件要求提供綜合單價分析表，無法查清其主材消耗量和價格，經澄清后，其補交綜合單價分析表并提供用鋼量為18.5kg/m，其他幾家含鋼量均在26KG~30KG左右，商務人員根據欄桿圖集拆解含鋼量，正常的消耗量為27kg左右，如果把這樣以犧牲質量為代價故意壓低價格的分供商選擇進場后，一定會選用比較劣質的管材，導致存在質量方面的風險。
13. 不建議召集所有分包人一堂公開開標
參加投標的單位要向所有的投標人保密，注意從發招標文件開始，到定標結束，都得注意保密。在交流過程中，經常會有投標人打聽，有多少家啊，都有哪些家？不可泄露，防止出現串標行為。
14. 要做充分澄清溝通與交流
清標對比結束后，逐家約談分包，對其報價中存在的問題逐條當面厘清，澄清會可以一次，也可以多次，目的：梳理報價中的問題，詢問報價中我方的疑問或對方的疑問，通過充分的交流，讓對方完全理解招標文件精神、技術標準和要求，包括不限于合同條件，界面劃分，工作范圍和內容等所有與合約、技術有關的信息，對方的報價或調整報價結合其企業的自身情況，才更靠譜。
15. 約定報價有效期
一定要約定報價的有效期，有效期最好定在分包進場后一段時間，確保定標結束，一般90天足夠。
16. 提供樣品、樣品確認
有些專業分包是需要確認樣品的，比如防火門、樓梯欄桿、外墻飾面材料等等，所以報價時，可要求分包同時提供樣品或樣塊，其報價與樣品應該是相符的，有些樣品甚至需要業主方確認。要求提供樣品并確認樣品的招標，時間要略長一些，需要留足樣品確認的時間。
“樣品先行”，收集齊各家的樣品后，項目部內部審核查看樣品是否滿足要求，如需業主方確認的，篩選2~3家樣品，由業主方選擇，各方確認好了后，可將樣品封樣，參建各家形成會簽。下一步在澄清的過程中，可以將確認好的樣品，通知各方投標人，重新依照樣品的標準進行報價，如有必要，沒選中的廠家可重新報樣等等。
